С 19 августа вступили в силу изменения, внесенные в Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У, 19.06.2017 Указанием Банка России N 4416-У "О внесении изменений в Указание Банка России от 11 марта 2014 года N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрированы в Минюсте России 04.08.2017 N 47676).
Внесенные изменения носят несколько технический характер, однако имеются и существенные в том числе упрощающие подходы к ведению документооборота и учету.
В частности, выдача денег под отчет сейчас может производиться одним из двух способов:
- или по распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя,
- или по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Отметим, что написанное заявление ранее, как правило, утверждалось дополнительно приказом (распоряжением) генерального директора о выдаче денег под отчет.
Таким образом, способ с изданием сразу распорядительного документа без обязательного написания заявления от подотчетного лица значительно упрощает процедуру и, по сути, законодательно два документа (два этапа) теперь совмещены в единый.
Как следствие, в таком распорядительном документе, когда выбран упрощенный вариант, целесообразно указывать и подотчетное лицо, и сумму наличных денег к выдаче, и цель, и срок, на который выдаются наличные деньги.
Если в компании принято издание внутренних локальных актов (Положения, Регламенты и т.д.), то возможно издание такого акта, содержащего и определяющего порядок выдачи денежных средств под отчет, перечень подотчетных лиц, случаи выдачи (цели), ограничение по сумме под отчет, сроки использования выданных сумм и сроки для проверки авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету.
А с учетом введения электронных чеков и для целей соблюдения осмотрительности при выборе контрагента, необходимо внести и условие об обязательном проведении альтернативной проверки онлайн-чеков на онлайн сервисе ФНС РФ. Возложить данную обязанность также можно на подотчетных лиц, обязав их скачать электронное приложение, размещенное на сайте ФНС РФ (https://kkt-online.nalog.ru/):
Либо на бухгалтерскую службу в момент приема и в период проверки авансового отчета от подотчетного лица. Также считаем возможным в целях упрощения процедур при наличии большого количества наличных операций в компании установить стоимостной уровень существенности для проверки онлайн-чеков, то есть применять выборочный метод.
Отметим, что, хотя законодательством не установлена обязанность и требования к компаниям в части обязательной проверки чеков на онлайн сервисе ФНС РФ, но если исходить из устоявшейся практики и подходов налоговых органов к проверке добросовестности контрагентов мы допускаем, что налоговые органы обязательно будут пользоваться этим сервисом для того, чтобы альтернативно проверять подлинность первичных документов, добросовестность компании и ее контрагента, а также реальность хозяйственной операции.
Как следствие, этот факт в случае негативного ответа, может повлиять на «снятие» расходов по налогу на прибыль и «исключение» вычетов по НДС. Заметим, что дата утверждения авансового отчета является очень важным моментом, ведь в бухгалтерском и налоговом учете расходы, произведенные при помощи подотчетных лиц, учитываются в качестве таковых именно на дату утверждения авансового отчета.
Оборотной стороной соблюдения цели и сроков для выданных под отчет сумм, является еще один момент.
Как известно, по истечении срока работник обязан представить авансовый отчет. На это отводится три рабочих дня. Их, как и раньше, отсчитывают со дня (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У):
- истечения срока, на который выданы деньги;
- выхода на работу после возвращения из командировки.
Унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Компания может применять ее или разработать форму авансового отчета самостоятельно.
Если три рабочих дня истекли, а работник так и не представил авансовый отчет, срок его подачи считается пропущенным.
К слову, новым в учете кассовых операций (в Указании Банка России от 19.06.2017 N 4416-У) также является требования к подотчетному лицу при наличии у него непогашенной задолженности по предыдущей сумме: теперь новую сумму денег под отчет работнику можно будет выдать, даже если он еще полностью не погасил предыдущую.
Однако, при подобной ситуации может возникнуть необходимость начисления НДФЛ и страховых взносов и зависит это от того, будет ли работодатель удерживать подотчетные суммы из зарплаты работника или нет.
Напомним, что у руководителя, как и прежде, есть право удержать подотчетные суммы из зарплаты работника (ч. 2 ст. 137 ТК РФ) не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Но только при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержания. Соответственно, от работника нужно будет получить письменное согласие на удержание сумм задолженности из его зарплаты (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Как следствие, если работодатель удержал из зарплаты сотрудника задолженность по подотчетным суммам, не возникает объекта обложения:
- страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ[1]);
- НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Однако, работодатель может принять решение не удерживать из заработной платы работника подотчетные суммы, по которым он не отчитался.
В этом случае не возвращенные сотрудником подотчетные суммы облагаются и страховыми взносами, и НДФЛ (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2014 по делу N А45-25321/2012). Отметим, что в ряде случаев судьи соглашаются с необходимостью включения в базу по НДФЛ подотчетных денежных средств, если нет доказательств, подтверждающих их расходование подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование организацией товарно-материальных ценностей, полученных от работника. При этом, истек ли срок исковой давности, не выясняется. Примерами являются Постановления АС Уральского округа от 21.10.2015 N Ф09-7527/15 по делу N А60-1186/2015, АС Центрального округа от 24.12.2015 N Ф10-4388/2015 по делу N А35-5172/2014.
Кроме того, выданные под отчет денежные средства квалифицируются в качестве доходов физических лиц в том случае, если факт расходования полученных под отчет физическими лицами денежных средств в интересах организации не подтвержден надлежаще оформленными документами. Пример - Постановление АС Северо-Кавказского округа от 23.05.2016 N Ф08-2743/2016 по делу N А53-5042/2015.
Однако, в настоящее время складывается еще более интересная практика касательно субсидиарной ответственности генерального директора по долгам предприятия \
Так, неисполнение лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, обязанности по возврату денежных средств, полученных из кассы общества под отчет, является основанием для взыскания с него убытков. Постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 62 указывает на обязанность лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа, действовать в интересах общества добросовестно и разумно. В случае нарушения этой обязанности такое лицо должно возместить причиненные обществу убытки (п. 1 Постановления). Наглядный пример: Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 15.12.2015 N Ф06-3500/2015 по делу N А65-28368/2014.
[1] ранее по этому поводу были выпущены: Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609, Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250. Однако, выводы, сделанные на основе положений утратившего силу Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, по нашему мнению, применимы и в настоящее время, поскольку аналогичные нормы включены в Налоговый кодекс РФ.