Ведение воинского учета для организаций или как избежать новых штрафов

Уже передали информацию о своих сотрудниках в военкомат? Если нет, то стоит торопиться, поскольку любые нарушения в этой области грозят серьезными санкциями для компании. И если ранее за любые ошибки в ведении документации или за отсутствие сведений от компании можно было отделаться штрафом до 5000 рублей, то сейчас эта цифра намного страшней. Потому разберемся, как правильно вести воинский учет в компании, кому это нужно делать и как избежать штрафов, которые могут быть не по карману организации. 

Кому необходимо вести воинский учет?

Первый вопрос предпринимателей - кто должен вести учет. И здесь можно ответить просто - все. Фактически каждая компания просто обязана это делать, если работает официально на территории РФ и имеет наемных сотрудников.

Единственным исключением среди бизнеса становятся индивидуальные предприниматели, независимо от того, имеются ли у ИП наемные сотрудники или нет, ему вести ВУ не требуется.

Остальные же формы бизнеса - ООО, ОАО, ЗАО и прочие обязаны сдавать отчетность.

Какие виды учета существует и как в них разобраться?

Когда руководитель компании начинает заниматься оформлением документации по учету, сразу появляется вопрос, а какой именно вести. Всего в положении о Воинском учете выделено 2 вида:

1. Специальный. Это отдельный учет, который предусматривается для мужчин, имеющих право на бронирование во время военного положения или мобилизации. Обычно это сотрудники органов власти, МВД и других структур, а также стратегически важных предприятий.

2. Общий. Сюда входят все военнообязанные, за исключением тех, кто стоит на специальном учете.

В большинстве своем компании предстоит вести именно общий учет, о котором подробно и поговорим далее.

Кого нужно учитывать при оформлении документов?

При начале ведения учета, нужно понимать, что документы необходимо оформлять абсолютно на всех мужчин, если они являются военнообязанными. Также это касается и представителей женского пола, если у них имеется военная специальность.

Таким образом, компании необходимо подавать информацию о:

1. Граждане призывного возраста, начиная с 2024 года, это лица до 30 лет.

2. Мужчины, которые находятся в запасе.

3. Сотрудники, не прошедшие срочную службу, при этом не имея законных оснований.

4. Работников, которые прошли альтернативную службу, закончили военную кафедру или ВУЗ.

5. Женщин с ВУС.

Ведение учета, а точней контроль определенных сотрудников ведется в соответствии с допустимым предельным возрастом. Общие показатели - 50 для женщин и 70 мужчинам в соответствии со званиями и опытом. Рядовой состав стоит на учете до 50, офицерский больше.

Но есть и ряд категорий граждан, которых не нужно учитывать и оформлять в соответствии с требованиями военкомата, а это:

• Сотрудники с категорией “Д”.

• Проходящие службу на текущий момент.

• Женщины, которые не имеют военно-учетной специальности.

• Иностранные граждане или те, кто не проживает в России на постоянной основе.

• Госслужащие специальных ведомств.

Таким образом необходимо вести в отношении практически каждого работника, за исключением нескольких категорий. Также учитываются и те, кто работает на полставки, по совместительству или же на удаленке.

Какие меры принять для начала ВУ?

Если вы планируете начать вести ВУ, то для этого потребуется пройти несколько этапов. При этом стоит подобрать ответственного и лучше предварительно проконсультироваться с юристами, поскольку единого регламента постановки на учет нет, и достаточно просто можно допустить ошибки. Например, многие компании не учитывают, что ставить на учет нужно каждое подразделение компании, если она работает в разных регионах и даже районах города не нужно. Все документы ведутся головным офисом.

При оформлении документации потребуется предоставить в военный комиссариат:

1. Документы о регистрации компании.

2. Форма 18 по образцу.

3. Приказ об организации ВУ.

В зависимости от размеров компании, ответственным становится или руководитель лично, или же специально назначенный сотрудник по приказу директора.

В целом же, постановка на учет состоит из 2 основных этапов:

1. Подготовка приказа. Он составляется по шаблону. Здесь нужно указать ответственных за эту работу.

2. Согласование приказа и документов в военкомате.

Каждый этап имеет свои нюансы, потому лучше предварительно обратиться в военный комиссариат и уточнить все нюансы для конкретного региона.

Как правильно вести воинский учет?

Теперь поговорим о том, как не допустить ошибок при ведении учета, учитывая то, что нужно оформить большое количество документов и подавать регулярные отчеты.

Первым, что стоит сделать - продумать систему документооборота. Это необязательное условие, но оно необходимо, чтобы документы были в порядке и вы допустили меньше ошибок. Следует разделить все бумаги на несколько основных папок:

1. Управляющие документы. Здесь будут все приказы, законы, инструкции и прочее.

2. Переписка с военкоматом. Сохраняйте все сообщения и другие факты общения с комиссариатом, предварительно их регистрируя.

3. Картотека. В ней хранятся все данные сотрудников.

Следующим шагом будет подготовка журнала. Здесь стоит учесть, что это официальный документ, он в обязательном порядке регистрируется компанией, должен быть опечатан и заверен.

Всегда составляйте план работ по военному учету как минимум на текущий год. В нем отражайте все мероприятия. Можно сделать это, используя специальные шаблоны.

Все карточки необходимо заполнять по форме 10, это основное требование военного комиссариата.

Карточки сотрудников заполняются непосредственно при приеме на работу.

Далее нужно правильно организовать картотеку. Здесь необходимо разделить карточки и отсортировать их по отдельным категориям:

1. Офицеры.

2. Рядовые, которые числятся в запасе.

3. Военнообязанные женщины.

4. Призывники.

В каждом разделе карточки сортируются в алфавитном порядке.

Требования военных комиссариатов

Итак, документы готовы, но что дальше? Здесь уже вступают в силу требования военкоматов по учету, и здесь выделяется несколько пунктов:

1. Необходимо сверять данные не реже 1 раза в год.

2. Актуализируйте карточки своих сотрудников.

3. Регулярно сдавайте отчетность в ВК. Здесь необходимо передавать всю информацию по требованию комиссариата.

4. В случае поступления повестки на сотрудников из военкомата работодатель обязан сообщить работнику.

Первые два пункта - это ежегодные требования, отчеты же отправляются по запросу военкомата.

Что требуется от сотрудников компании?

При оформлении всех документов для ВУ компания должна действовать в соответствии с планом мероприятий, о нем мы говорили ранее. Учет граждан выполняется в соответствии с предоставленными им документами. Военным комиссариатом установлены порядок их заполнения, а также условия и требования к хранению документации, которые установлены Минобороны РФ.

Оформление сотрудников компании предусматривает получение от призывников определенных учетных документов. Так, при трудоустройстве потенциальный работник должен предоставить один из установленных порядком документов учета. Это может быть:

1. Приписное свидетельство.

2. Военный билет.

3. Справка.

Также в компанию может прийти устраиваться гражданин, у которого таких документов в наличии нет. На данный момент трудовой кодекс не предусматривает отказ от устройства на работу по этой причине. Но работодатель обязан сообщить в свой учетный орган о том, что в организацию поступил такой сотрудник и передать его данные.

Дополнительно компания должна контролировать соответствие всех документов установленным нормам, отсутствие повреждений, вырванных страниц и поддельных записей.

Кем контролируется ведение ВУ в компании?

Контроль воинского учета проводит отдельное подразделение ВС РФ. В зависимости от места расположения компании и регистрации - это может быть местный военкомат, муниципальный орган или другие.

Учет должен проверяться ежегодно для компаний, у которых более 500 сотрудников, и не менее 1 раза в 3 года для прочих организаций.

При проведении проверок учитывать правильность ведения документации, а также сверка и проверка информации о сотрудниках.

Чем грозит нарушение правил ведения учета?

Теперь мы подошли к самой важной части - штрафные санкции за нарушение в ведении учета. Как упоминалось в начале статьи, ранее штраф мог составлять до 5000 рублей для компаний, а также 500 для должностного лица.

Такие штрафы никак не пугали работодателей, а потому фактов нарушения и даже отказа от ведения учета было достаточно много.

Но начиная с 1 октября 2023 года все измениться, и теперь штрафы будут в десятки раз больше.

Если говорить более точно, то введены некоторые новые наказания и увеличены штрафы за прошлые, а именно:

1. В случае, если компания не отправила отчет о сотрудниках, то руководитель может получить штраф в 50 тысяч, а сама компания от 200 до 400 тысяч.

2. При поступлении повестки на сотрудника, работодатель не передал информацию работнику или не дал возможности поехать в военкомат, штрафы равны размеру в первом пункте.

3. Ответственный сотрудник не сдал отчетность. Это грозит штрафом до 50 тысяч рублей.

4. Если не обеспечена явка сотрудника по повестке, руководитель и ответственное лицо может получить штраф до 80 000, малое предприятие до 250 000, а средний и крупный бизнес до 500 000 рублей.

5. Если не была предоставлена техника по планам учений или мобилизации, предусматриваются штрафы, аналогичные пункту 4.

Неизменными остались только штрафы за непредставление сведений или информации по учету. Они так и останутся на уровне 500 рублей для ответственного и 5000р. компаниям.

Подводя итоги

Подходя к концу, стоит подвести небольшие итоги и краткую выжимку. Основными тезисами можно выделить:

1. Каждая компания, кроме ИП, должна в обязательном порядке вести воинский учет своих сотрудников и сообщать обо всех изменениях в жизни сотрудников, обновляя информацию о должности в организации, образовании, месте жительства и прочих моментах.

2. Все данные о сотрудниках должны оперативно передаваться в военкомат, также регулярно необходимо проводить сверку информации, подавать отчеты по запросу и предусматривать другие мероприятия в соответствии с установленным планом.

3. На учете должны стоять все военнообязанные сотрудники мужского и женского пола вплоть до достижения предельного возраста службы.

4. При поступлении повестки на сотрудника, работодатель обязан обеспечить его оповещение, а также обязательную явку по ней.

5. В случае нарушения любых правил учета, ответственному сотруднику грозит штраф до 80 000 рублей, а компаниям от 200 тысяч в случае с мелким бизнесом и до 500 000 для среднего и крупного бизнеса.

6. Контроль выполнения и ведения учета осуществляет ВС РФ.

Это базовые моменты, которые точно стоит знать руководителю компании и учитывать их. Но стоит предварительно проконсультироваться с юристами, которые имеют опыт работы в этой области и знают все о военном учете компании. Лучшим решением будет нанять штатного сотрудника, который будет заниматься учетом, особенно актуально такое решение для компаний с численностью сотрудников более 500 человек.

А если у вас остались вопросы по воинскому учету, его ведению и другим моментам, то вы всегда можете их задать в комментариях, где точно получите ответ.